Современную жизнь сложно представить без телефонных разговоров. Многие вопросы быстрее и проще решить, не пускаясь в написание бесконечных писем по электронной почте, а просто набрав номер и выяснив то, что нужно. К тому же, беседа по телефону требует гораздо меньше временных и энергетических затрат по сравнению с личной встречей.
Именно поэтому сотрудники немалого количества компаний часто бывают «на связи» и чуть ли не 24/7 готовы дать клиенту обратную связь. Чтобы разговор по телефону стал максимально эффективным, следует помнить об особенностях этого вида коммуникаций и соблюдать правила телефонного этикета – да-да, такой тоже существует!
Главная характерная черта телефонного разговора и, пожалуй, основная его проблема состоит в том, что между собеседниками отсутствует зрительный контакт.
Таким образом, у них нет возможности визуально оценить настроение и состояние друг друга и использовать при разговоре мимику, жесты, взгляд.
Поэтому первое правило беседы по телефону – четкая речь и ясность изложения.
Второе правило – уважительное отношение к собеседнику. Лучше, если тон беседы будет доброжелательным, а изложение кратким и понятным.
Третье правило связано с временными границами. Лучше отказаться от телефонных разговоров с малознакомыми людьми в выходные дни и воздержаться от звонков до восьми утра и после девяти вечера. Общение по служебным вопросом принято осуществлять с десяти до пяти часов в будние дни. Разумеется, бывают и исключения, но такие моменты лучше оговаривать заранее.
Четвертое правило – если вы звоните по рабочим вопросам, представьтесь сразу же после приветствия и назовите компанию, которую вы представляете. Это правило также связано с уважительным отношением к тому, с кем вы разговариваете.
Пятое правило – прежде, чем доносить до собеседника необходимую информацию, поинтересуйтесь, удобно ли ему разговаривать в то время, когда вы позвонили.
Шестое правило – если вы заметили пропущенный звонок, следует перезвонить. Абонент недоступен? В этом случае звонок лучше всего повторить через тридцать – шестьдесят минут.
Седьмое правило отвечает на вопрос, что делать, если связь прервалась. Перезванивать должен тот, кто звонил. В этом случае удастся избежать нелепой ситуации, когда собеседники перезванивают друг другу.
Разумеется, завершая разговор, необходимо попрощаться.
Эти семь несложных правил телефонного этикета – залог успешной беседы. Следуйте им – и вы убедитесь, насколько проще вам станет общаться с людьми как по личным, так и по рабочим вопросам.