Правильное распределение времени может стать проблемой, когда работа накапливается и накапливается уже достаточно долго.
Просмотр списка задач и определение того, какие из них являются приоритетными, а какие можно временно отложить, может быть утомительным.
Этот факт заставляет некоторых сотрудников нервничать или паниковать по поводу того, с чего начать.
Девять членов Совета молодых предпринимателей, исходя из своего опыта, рассказали, что нужно сделать перегруженному сотруднику для облегчения сложившейся ситуации. От действенных советов, таких как общение с руководством, до советов по изменению вашего отношения и настроя. Предприниматели делятся своими действенными привычками для более эффективного управления временем, несмотря на огромную рабочую нагрузку.
Общайтесь со своим начальником
Загруженный сотрудник должен выкроить время для общения с руководством. Может возникнуть соблазн преуменьшить степень подавленности или попытаться скрыть то, что пошло не так, как планировалось. Но в конечном итоге такая позиция создаёт больше проблем. Лучший способ вернуться в нужное русло - выделить время для обсуждения текущих проектов рабочей нагрузки и ожиданий со своим руководителем.
Перегруженность может быть связана с недопониманием и предположением, что вся работа одинакова и должна быть завершена как можно скорее. Выделите время в своем расписании, чтобы наладить регулярное общение с вашим руководителем о приоритетах, текущем статусе и наилучшем способе продвижения вперед. - Лейла Льюис, Be Inspired PR
Следуйте правилу трёх
Когда вы или один из ваших сотрудников чувствуете себя перегруженным, первое, что вы должны сделать, это следовать правилу трёх: какие три вещи мне нужно сделать в следующие три дня, которые дадут мне шанс восстановить подобие контроля? Не пытайтесь сделать всё за один день; распределите работу в своем календаре или списке дел, чтобы действительно уделять каждой задаче всё своё внимание. Часто мысль о бездействии поражает нас больше, чем само действие.
Используйте свои списки, считайте себя ответственным и последовательно выполняйте те задания, которые вызывают у вас наибольший стресс и беспокойство. По истечении трех дней вы наберете обороты, укрепите положительные привычки и обретете больше уверенности в своей способности справиться с остальной рабочей нагрузкой. - Эшли Шарп, Dwell with Dignity
Попросите о помощи в расстановке приоритетов
Когда работа накапливается, может казаться, что все нужно сделать как можно скорее, а что бывает редко. Попросите члена вашей команды или менеджера помочь обдумать, какие пункты в вашем списке нужно сделать сегодня или на этой неделе, а какие на самом деле не являются приоритетом и могут подождать неделю.
Это может помочь определить области, в которых вы оказываете на себя больше давления, чем необходимо, и помочь вам сосредоточиться на том, что нужно сделать сейчас, чтобы избавиться от этих стрессоров. - Келси Рэймонд, Influence & Co.
Думайте о своих задачах как о частях пазла
Работа накапливается в течение дня и за последний год, и все кажется неопределенным и напряженным. Первое, что вам нужно сделать, это сделать глубокий вдох, очистить и сосредоточить свой ум - тогда вы сможете собраться. Запишите все пункты списка дел или систематизируйте их как-нибудь визуально. Затем соедините задачи вместе. Какие задачи связаны друг с другом? Нужно ли выполнить задачу A, чтобы перейти к задаче B, или наоборот? Соберите кусочки пазла дня вместе, не успеете оглянуться, а у вас будет полное расписание! Наконец, приступайте к работе.
Когда в голове прояснится, и день будет организован, единственное, что может облегчить чувство перегруженности - это вычеркивание заданий из вашего списка дел. - Коди Санчес, Contrarian Thinking
Сделайте перерыв
Сначала нужно сделать перерыв, пойти выпить кофе и уделить несколько минут себе. Чем тяжелее нагрузка, тем сложнее осознать, что нужно сделать. После этого необходимо расставить приоритеты для каждой задачи или проекта. Рассортируйте элементы, обращая внимание, как на сроки, так и на важность. Затем с помощью календаря можно планировать от трёх до пяти задач в день, причем самые важные задачи указываются первыми. Поступая так, вы обнаружите, что добьетесь даже большего, чем планировали изначально.
Простое знание того, что и когда должно произойти, может помочь вернуться на правильный путь, повысить продуктивность и снять с себя огромное давление. - Блэр Томас, eMerchantBroker
Используйте часы вашей высокой продуктивности
Перегруженный сотрудник должен сначала определить, когда он наиболее продуктивен. Затем должен выделить это время, чтобы сосредоточиться на своих первоочередных задачах. Для этого необходимо устранить отвлекающие факторы, в том числе звонки и электронные письма, и использовать время, когда вы находитесь в наилучшем состоянии для выполнения поставленных важных задач. Сосредоточив внимание на самых сложных проектах во время высокой продуктивности, сотрудник вернется в нужное русло. - Дуг Бенд, Bend Law Group
Переосмыслить текущие задачи
Надежная стратегия, позволяющая не сбиться с пути перед лицом быстро приближающихся сроков - это преобразовать незавершенные задачи в домино, а затем решить, какую из них выполнить первой. Есть ли меньшая, более достижимая задача, которая, если ее выполнить первой, упростит выполнение любой другой задачи? Когда нехватка времени оказывает психологическое давление, ключевым моментом является поиск самого быстрого способа восстановить чувство контроля.
Поиск небольших побед, которые могут сделать более серьезные задачи управляемыми, помогает набрать обороты, что приводит к эффекту снежного кома при выполнении все более крупных задач. Пример этой стратегии - выполнение самого маленького шага проекта, который вызывает наибольшее беспокойство. Часто достаточно просто начать реализацию сложного проекта, чтобы спровоцировать поток действий. - Ричард Фонг, ABCDreamUSA.com
Обратитесь к коллегам
Обратиться к товарищам по команде и менеджерам - всегда отличная идея для начала. Сотрудники часто чувствуют себя перегруженными, когда они откусили больше, чем могут прожевать - это все мы делали и не раз! К сожалению, многие работники не хотят обращаться за помощью, когда они в ней нуждаются. Они не хотят, чтобы их считали неудачниками. Но сила команды всегда превосходит силу отдельного человека, поэтому мы должны поощрять сотрудников полагаться друг на друга, когда это необходимо.
Сделайте в своей организации культурной нормой то, что люди помогают друг другу. Поделитесь историями о случаях, когда вам требовалась помощь коллег для выполнения работы. Когда сотрудники видят, что их руководители обращаются за помощью, в которой нуждаются, они чувствуют себя более комфортно, делая то же самое. - Майлз Дженнингс, Recruiter.com
Сбейте самый нижний фрукт
Просмотр длинного списка дел может быть ошеломляющим, поэтому начните отбрасывать элементы, которые, как вы знаете, сможете выполнить в кратчайшие сроки. Это вызовет чувство выполненного долга и придаст вам уверенности, необходимой для того, чтобы затем приступить к решению более серьезных проблем. Создавая ощущение импульса в выполнении действий, вы начнёте уменьшать ощущение подавленности. - Мэтью Подольски, Florida Law Advisers, P.A.